Продолжаю серию статей про GTD (Getting Things Done) — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноимённой книге.
В прошлой статье я писал об основных принципах этой системы и ее назначении. Сегодня я кратко опишу этапы планирования в GTD, которые рекомендуется применять в своей жизни.
Предыдущие статьи из серии:
- 5 принципов GTD (Getting Things Done) от Дэвида Аллена — обзорная статья, в ней кратко по пунктам излагаются ее основные принципы.
Начать бы я хотел с цитаты:
Самый опытный планировщик в мире — это ваш мозг.
Ниже изложенные этапы планирования не придумывают что-то новое, они просто призваны организовать процесс самого планирования по принципу нашего мозга.
Вот эти 5 этапов:
- Определение цели и принципов
- Формирование картины конечного результата
- Мозговой штурм
- Организация
- Определение следующих действий
А теперь рассмотрим эти этапы планирования в GTD более подробно.
Цель
Никогда не вредно спросить «Зачем?» Практически любой из ваших текущих проектов можно ускорить и даже значительно усовершенствовать, если внимательнее отнестись к нему на этом уровне. С какой целью вы идете на предстоящую встречу? В чем ваша задача Зачем вы собрали у себя друзей на шашлыки? Для чего вы нанимаете директора по маркетингу? Зачем составляете бюджет?
Согласитесь: речь идет о неком высшем здравом смысле. Знание и четкое понимание цели любой деятельности составляют основу ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Но здравый смысл не применяется повсеместно просто потому, что нам свойственно, создавая вещи, увлекаться результатами своего труда и упускать из виду свои истинные и изначальные намерения.
Всегда в первую очередь задавайте себе вопрос «Зачем?», потому что:
Люди любят побеждать. Если вы не уяснили четко цель своей деятельности, то у вас нет никаких шансов на победу.
Достоинства вопроса «Зачем?»:
- он определяет Ваш успех;
- он определяет критерии принятия решений;
- он позволяет распределить ресурсы;
- он создает мотивацию;
- он расставляет акценты;
- он расширяет круг вариантов.
Принципы
Не менее важны такие основные критерии координации и руководства внедрением проекта, как стандарты и ценности, которых вы придерживаетесь. Хотя люди редко сознательно задумываются о них, они всегда присутствуют в работе. И если принципы нарушаются, то результатом непременно будут такие бесполезные явления, как ослабление внимания и стресс.
Еще одна серьезная причина, по которой стоит сосредоточиться на принципах, состоит в том, что они обладают четкостью и являются надежным ориентиром в процессе управления деятельностью. Как вы хотите или должны сотрудничать с остальной командой в рамках данного проекта, чтобы он оказался успешным? Какой образ действий позволяет вам лично достичь наивысшей продуктивности?
В то время как цель наделяет работу жизненной силой и направленностью, принципы определяют параметры деятельности и критерии для оценки поступков.
Видение/результат
Чтобы получить эффективный доступ к сознательным и бессознательным ресурсам, находящимся у вас в распоряжении, вам следует сформировать в голове четкую картину успеха: представить, как он будет выглядеть, «звучать», какие ощущения вызовет. Цель и принципы определяют мотивацию и управление деятельностью, а видение составляет реальный проект конечного результата. Оно позволяет ответить на вопрос «что?», а не «почему?». Как должен выглядеть этот проект или мероприятие, чтобы можно было назвать их успешными?
Формируйте в своем сознании картину конечного результата, это придает душевный подъем и наводит на новые мысли и идеи.
Мозговой штурм
Когда вы четко уяснили, каких результатов хотите достичь и с какой целью, приходит очередь вопроса «как?«. Когда вы представили себе картину, отличную от текущего положения вещей, вы автоматически начинаете заполнять пробелы, т.е. приступаете к мозговому штурму.
Идеи начинают посещать вас практически в произвольном порядке — существенные, несущественные, плохие и хорошие. Обычно данный процесс происходит в сознании большинства людей, которые задумываются над различными вещами, и зачастую этого достаточно. Например, вы думаете о том, что скажете начальнице, пока идете по коридору на встречу с ней. Но в других ситуациях запись или фиксирование идей на каком-то внешнем
носителе информации может существенно повысить производительность и продуктивность мышления.
Ваше сознание стремится заполнить пробелы между текущим и желаемым положением вещей, но заполняет их практически в произвольном порядке.
Записывайте идеи. Для этого можно применять так называемые «карты сознания» — графические схемы, которые показывают взаимосвязь различных идей между собой. Ниже представлен пример «карты сознания» проекта «переезд в новый офис»:
Карта сознания проекта "Переезд в новый офис"
Важной особенностью нашего мышления является его способность генерации новых идей при работе над чем-либо. Поэтому так важно уделять время мозговому штурму, это позволит «отыскать в своем сознании» новые идеи.
Ключевые особенности мозгового штурма:
- Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте.
- Думайте о количестве, а не о качестве.
- Отодвиньте анализ и организацию на второй план.
Хороший способ узнать, что представляет собой вещь — выяснить, чем она наверняка не является.
Поэтому записывайте все идеи, даже самые невероятные.
Основы организации:
Ключевые шаги на данном этапе таковы:
- Определение значимых составляющих.
- Сортировка по одному (или нескольким) из следующих принципов: компоненты, последовательность, приоритеты.
- Детализация проблемы до требуемого уровня.
Я никогда не встречал двух проектов, которые бы требовали одинаковой степени детализации и структуризации, чтобы позволить людям выбросить проблемы из головы и успешно сдвинуть их решение с мертвой точки.
Но практически во всех проектах можно с пользой задействовать в определенной форме творческое мышление левого полушария головного мозга, которое постоянно отвечает на вопрос: «Каковы дальнейшие планы?»
Дальнейшие действия
Последняя стадия процесса планирования сводится к принятию решений о выделении и перераспределении физических ресурсов, необходимых для того, чтобы осуществление проекта не стояло на месте. Вопрос, который нужно задавать на данном этапе, звучит так: «Каковы дальнейшие действия?»
Данный тип приземленного, реалистичного мышления в сочетании с четким уяснением желаемого результата составляют критический элемент интеллектуальной работы. Как показывает мой опыт, список реальных проектов и постоянное управление дальнейшими действиями в рамках каждого из них составляет 90% общепринятого понятия проектного планирования.
Данный подход заставит вас быть «честным» во всех вопросах: Вы серьезно настроены это сделать? На ком лежит ответственность? Вы достаточно четко продумали все шаги?
Если проект все еще занимает ваши мысли, значит нужно еще что-то спланировать.
Нужно всегда четко представлять что физически делать дальше для данного проекта, иначе есть опасность что этот самый проект будет оставлен без движения.
Это все о чем я хотел написать о планировании в GTD сегодня. В следующих статьях я напишу о том, как практически применять эти рекомендации.
По материалам книги «Как привести дела в порядок (Getting Things Done)»
Автор: Дэвид Аллен
