Содержание
Книга «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Вчера я начал читать очень интересную книгу — «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена. Меня подтолкнуло к этому постоянно крутящаяся в голове мысль о том, что я постоянно не успеваю что-то делать, не реализую свои планы. Эта мысль вызывала у меня беспокойство и раздражительность, я не мог отвлекаться ни на что кроме реализации своих планов, но, как будто, стоял на одном месте. Тогда я решил посмотреть как другие люди решают проблему тайм-менеджмента.
Эта первая статья из целого цикла, в котором я буду описывать то, как внедрить в свою жизнь эту систему на своем примере.
Так как эта первая статья, то в ней я просто расскажу немного об это системе и ее основных принципах.
Нужна ли Вам система GTD и ее принципы?
Прежде чем читать дальше, нужно разобраться а нужна ли Вам вообще эта система? Чтобы это понять нужно ответить на ряд вопросов:
- Считаете ли Вы, что у Вас слишком много работы и слишком мало времени на ее выполнение?
- Вы часто испытываете стресс от того, что не успеваете что-либо сделать на работе или дома?
- Выполняя какую-либо работу, ощущаете ли Вы что, Ваши мысли постоянно переключаются на другие проблемы?
Если Вы положительно ответили на вышеизложенные вопросы, то GTD «Getting Things Done» как нельзя лучше подходит для Вас как система тайм-менеджмента на каждый день.
5 принципов GTD по завоеванию контроля над рабочим процессом
Ниже я представлю каждый из 5 принципов GTD с кратким описанием, для чего он предназначен. Важно понимать, что нужно подходить системно к этому процессу и уделять достаточно времени каждому из приведенных принципов. Нельзя применять только один или два принципа GTD, а на остальные «махать рукой».
1. Сбор проблем воедино.
Очень важно сформировать общий список всех проблем, которые заботят Вас в данный конкретный момент. Рекомендации по составлению это списка даны ниже.
Сбор воедино всей «незавершенки»
В первую очередь нужно составить список всех незавершенных дел. Это очень важно, т.к. именно они вызывают у нас стресс и чувство тревоги. Чтобы не упустить какую-нибудь проблему нужно составлять этот список на бумаге или в текстовом редакторе.
Затем, в этот список нужно добавить оставшиеся проблемы, решением которых Вы сейчас занимаетесь.
Факторы успешного заполнения списка
К сожалению, самого факта наличия списка недостаточно для того, чтобы он был функциональным. У большинства людей есть какие-то средства для сбора информации, но обычно они в большей или меньшей степени неконтролируемы. Давайте рассмотрим три необходимых условия эффективного сбора информации:
- Каждый незаконченную проблему или дело нужно выбросить из головы и поместить в систему сбора информации (наш список).
- Старайтесь составлять только один такой список, иначе Вы запутаетесь
- Вы должны регулярно пересматривать и обновлять этот список
2. Обработка задач
При обновлении списка и решении выбранной задачи, нужно руководствоваться следующим алгоритмом:
Cхема GTD (Getting Things Done). Принцип — «Обработка задач»
Пояснения к схеме одного из принципов GTD — «Обработке задач»:
- «Нечто» — это проблема или задача, которую нужно решить.
- «Входящие» — это наш список всех дел, которые нам нужно завершить, включая и всю «незавершенку»
- остальные непонятные элементы схемы будут рассмотрены позже.
3. Организация.
Вот как этот принцип описывает Дэвид Аллен:
Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса находятся восемь разных категорий напоминаний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей «рутины». В совокупности они составляют целостную систему организации практически всех ваших проблем: текущих и тех, что будут появляться ежедневно и еженедельно.
Для проблем, которые не предполагают никаких действий с вашей стороны, существует три возможных категории — мусор, отложенная информация и
хранилище помеченной информации. Если с вашей стороны не требуется никаких шагов, вы просто отбрасываете проблему, заносите информацию в блокнот, чтобы пересмотреть ее позже (когда-нибудь), или сохраняете ее, чтобы можно было, по мере необходимости, в любое время обратиться к материалу. Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобится список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний
о первоочередных действиях и список напоминаний об ожидаемых событиях.
Все организационные категории должны каким-то образом физически храниться. Когда я говорю о «списках», я имею в виду доступную для обращения совокупность напоминаний, которая может представлять собой несколько листов из блокнота, специальную компьютерную программу или прозрачные папки, содержащие отдельные документы по каждому вопросу.
4. Пересмотр проблем
Одно дело — записать на бумажке, что нужно купить молока, и другое — вспомнить об этом, находясь в магазине. Точно так же, записать напоминание о том, что нужно позвонить другу, чтобы узнать имя агента по продаже недвижимости, и вспомнить об этом, находясь у телефона в свободное от работы время — это разные вещи.
Суть этого принципа в том, что нужно постоянно пересматривать всю картину своей жизни на разных уровнях, т.е. строить долгосрочную перспективу действий, но и не забывать о обычной «рутине» или о текущей работе.
5. Действия
Основная цель всего управления рабочим процессом — принятие правильных решений, касающихся вашей текущей деятельности в любой момент.
Порой очень сложно выбрать что же делать прямо сейчас из большого количества задач. Для решения этой проблемы существует 4 критерия выбора:
- Контекст — действие, решение которых связно с определенной обстановкой (дом, офис и т.д.)
- Запас времени
- Запас энергии
- Приоритетность
Ну вот пожалуй и все о принципах GTD на сегодня. Завтра я напишу о том как планировать свою деятельность.
P.S. Если Вас хоть немного заинтересовала эта статья советую Вам скачать купить эту книгу основателя GTD, и прочитать ее самостоятельно. Принципы GTD там изложены очень подробно и понятно.
По материалам книги «Как привести дела в порядок (Getting Things Done)»
Автор: Дэвид Аллен
