GTD (Getting Things Done): Сбор информации

В сегодняшней публикации будут рассмотрены вопросы «сбора информации» в модели GTD. Это — критически важный первый шаг на пути внедрения этой модели. Поэтому нужно четко следовать рекомендациям представленным здесь. Но стоит также понимать, что здесь излагается сокращенный вариант рекомендаций, представленных в книге. За более полной версией материала стоит обратиться к первоисточнику.

Предыдущие статьи из серии:

1. 5 принципов GTD (Getting Things Done) от Дэвида Аллена — обзорная статья, в ней кратко по пунктам излагаются ее основные принципы.
2. Планирование в GTD (Getting Things Done) – пять основных этапов — описание одного из самых сложных процессов метода — планирования.
3. GTD С чего начать? — первый шаг к внедрению системы GTD в свою жизнь

Почему «сбор информации» так важен? Да потому, что если сосредоточиться на процессе сбора и собрать все 100% проблем, то ваше отношение к работе существенно изменится: появится новая точка опоры, которая позволит совладать с делами.

Будьте уверены, уделив хотя бы пару часов сбору проблем, вы сможете перечислить основную часть незавершенных дел. Более того, можно будет определить остальные задачи, если привязать упоминания о них к конкретным местам: например, «убрать и расчистить гараж» и «навести порядок в шкафу в гостиной».

Причины «сбора информации»

Есть весьма актуальные причины, по которым перед тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:

1. Весьма полезно четко представлять объем предстоящей работы.
2. Сбор информации позволяет определить, где «кончается туннель».
3. На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают «где-то там» вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.

Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво:
ведь большая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно.

Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из-за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда-нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола.

Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что-то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов.

Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что-то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.

Организация процесса «сбора информации»

Физический сбор информации

Приучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд, находится не на своем месте.

Первое, что надо сделать — оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете
собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии.

Что должно остаться там, где лежит

Лучший способ принять верное решение о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», — четко уяснить, чего не стоит туда класть. Перечислю четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий.

• Ресурсы.
• Справочные материалы.
• Предметы обстановки.
• Оборудование.

Ресурсы — это все материалы, которые вы должны держать у себя, поскольку регулярно их используете. Канцтовары, визитки, марки, скобки, самоклеющиеся
листки, широкоформатные блокноты, скрепки для бумаги, баллоны для шариковых ручек, батарейки, формы документов, которые вы регулярно заполняете, ластики — все это относится к данной категории.

Справочные материалы — это любая нужная информация, которую вы храните у себя: например, инструкции для пользования компьютерными программами,
меню местного кафе с доставкой на дом или расписание футбольных игр вашего сына. К этой же категории относятся телефоны, адреса, любой материал, касающийся проектов, тем, предметов, и источники данных, такие как словари, энциклопедии, альманахи.

Предметы обстановки. К данной категории относятся семейные фотографии, картины, а также забавные и ободряющие надписи, прикрепленные к вашей доске
объявлений. Еще вы можете держать у себя значки, памятные сувениры и/или растения.

Оборудование. Как нетрудно догадаться, речь идет о телефонах, компьютерах, факсах, принтерах, мусорных корзинах, мебели и видеоаппаратуре.

Но стоит также понимать, что многие вещи, которые вы изначально могли бы отнести к ресурсам, справочным материалам, предметам обстановки или оборудованию, также могут требовать выполнения активных действий, поскольку находятся не там, где должны быть.

Например, большинство людей держит в столе, на столе или на доске объявлений массу ссылочных материалов, которые либо устарели, либо требуют реорганизации. Их тоже нужно поместить в папку «входных материалов». Также в беспорядке пребывает ваш ящик для расходных материалов, полный бесполезных или не рассортированных вещей — он тоже представляет незавершенную проблему.

Проблемы сбора информации

На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.

• У вас накопилось гораздо больше материала, чем может поместиться в одну корзину.
• Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упорядочения материала.
• Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.
• Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.

Что делать, если предмет слишком велик для корзины? Если вы не можете физически уложить предмет в корзину, напишите записку на листке бумаги размером с конверт, который будет представлять данную проблему. Например, если перед дверью вашего офиса висит плакат или другое произведение искусства, просто напишите «картина за дверью» на маленьком листке бумаги и бросьте его в корзину «Входящие».

Не забудьте поставить на листке дату. Это даст вам сразу несколько преимуществ. Если в вашей организационной системе будут храниться листки бумаги, посвященные другим проблемам, вы будете знать, когда написана записка. Вообще датировать заметки — очень полезная привычка. Три процента вашего времени, которые уйдут на расстановку дат, принесут небывалую отдачу, и вы поймете, что эту привычку имеет смысл развивать.

Моментальное избавление от мусора. Если очевидно, что место какого-то предмета — в мусорном баке, сразу выбросьте его.

Если вы не знаете, что представляет собой предмет, и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие». Можно будет принять решение позже, на этапе обработки корзины. Чего не надо делать, так это позволять себе погрязнуть в проблемах, пытаясь принять решение о том и о сем. Все равно придется заняться этим позже, если материал уже помечен как «исходный», а решения легче принимать в режиме обработки информации. Основная цель сбора информации — как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом «окопаться и наметить линию фронта».

Чего вам точно не захочется сделать, так это запутаться в лабиринте незавершенных задач и утратить способность к полномасштабному управлению рабочим
процессом. Возможно, процесс займет больше времени, чем вы думаете, но слишком уж велико желание сразу добраться до золотой жилы, покончить с рутинными проблемами и наладить систему как можно скорее.

Как быть с делами, уже записанными в списках и блокнотах? Возможно, у вас уже есть какие-то списки и система организации. Но если вы не полностью знакомы с данной моделью управления рабочим процессом и не пользовались ею раньше, то я рекомендую вам отнестись к своим спискам как ко всем остальным исходным материалам, требующим дальнейшей обработки. Вы ведь хотите, чтобы система была согласованной, а для этого необходимо оценивать все с одинаковых позиций.

«Но я не могу забыть об этом…!» Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой-то клочок бумаги или документ, и восклицает: «О, боже! Я совсем забыл (забыла)! Я должен (должна) этим заняться!» Это может быть факс, напоминающий о том, что нужно было кому-то перезвонить два дня назад, или заметки с совещания, где говорится о каких-то действиях, сроки выполнения которых истекли несколько недель назад. Человек не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем.

Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит заниматься, до того как закончите первый этап процедуры. Если
ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.

Если не удается решить проблему сразу, а напоминание о ней обязательно должно находиться под рукой, создайте поблизости стопку «особо важных дел». Это не лучшее, но приемлемое решение. Помните, что внутреннее беспокойство возрастет, когда все проблемы всплывут на поверхность. Поддерживайте внутреннее равновесие любыми доступными способами.

Начните с рабочего стола

Начинайте складывать все, что лежит на столе, в стопку «входящих материалов». Часто многое из того, что нужно будет туда поместить, будет у вас под рукой. Многие люди используют в качестве места для входных материалов сам рабочий стол; если вы принадлежите к их числу, то перед вами вырастет несколько стопок «входящего материала», с которых и следует начинать сбор данных. Начните с одного конца рабочего пространства и двигайтесь по нему, не упуская из виду ни одного кубического дюйма. Типичные предметы, которые попадутся вам под руку:

• Стопки писем и служебных записок.
• Факсы.
• Визитки.
• Заметки с совещаний.

Не поддавайтесь искушению сказать то, что сначала говорят все: «Ну, в общем, я знаю, что в этой стопке. Пусть эти документы в ней и лежат». Именно такой подход всегда был проигрышным: все нужно поместить в корзину «Входящие».

Взгляните на свой рабочий стол, есть ли у вас хотя бы малейшее желание переставить на нем оборудование и инструменты? Вас устраивает ваш телефон? Компьютер? Стол? Если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и положите его в корзину.

Ящики стола

Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола, если таковые в нем есть. Что-то привлекает ваше внимание? Что-то лежит не на своем месте? Если хотя бы на один из этих вопросов вы можете дать утвердительный ответ, положите предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Опять же, воспользуетесь вы возможностью расчистить и упорядочить содержимое ящиков или просто запишете напоминание о том, чтобы сделать это позднее, будет
зависеть от того, сколько у вас времени и сколько материала накопилось в столе.

Рабочие поверхности

Продолжайте продвигаться по офису, собирая все, что лежит на поверхности столиков, полок или шкафов, и при этом находится не на своем месте. Это могут быть стопки печатной продукции, груда почты, различных папок и справочных материалов, касающихся определенных дел и проектов. Собирайте все.

Возможно, под руку попадутся справочные материалы, которыми вы уже воспользовались и просто не убрали. В таком случае, если есть возможность быстро
поставить документы на место — в шкаф или на полку, — так и следует сделать. Будьте внимательны: перед тем, как убрать материал, спросите себя, не связано ли с ним какое-нибудь активное действие. Если это так, положите документ в корзину, чтобы можно было вернуться к нему позднее, по ходу процесса.

В шкафах

Теперь загляните в шкафы. Что там? Шкафы — идеальное место для хранения массы расходных материалов и справочной информации, они как нельзя лучше подходят для того, чтобы, поддавшись искушению, запрятать туда материалы более глубокого уровня.

Подумайте, действительно ли сувениры и памятки по-прежнему что-то значат для вас.

Опять-таки, если где-то вы обнаружили беспорядок и решили все реорганизовать, запишите напоминание об этом на листке бумаги и бросьте в корзину.

Полы, стены и полки

Какой-то документ на доске объявлений требует от вас активных действий? К стене приколото что-то, что не должно на ней висеть? Вас что-то смущает, когда вы
смотрите на картины, фотографии, плакаты или сувениры? А что вы думаете об открытых полках? Может, там есть какие-то книги, которые нужно прочесть или
подарить библиотеке? Каталоги, инструкции или подшивки, которые устарели или требуют от вас каких-то шагов? Кучки и стопки на полу? Просто передвиньте их поближе к корзине, чтобы добавить к «входящему материалу».

Аппаратура, мебель и обстановка

Есть ли что-то, что вам хочется изменить, когда вы смотрите на офисное оборудование, мебель или просто оглядываетесь вокруг? Все работает? Вас устраивает освещение? Если есть что-то, то вы хотите сделать, напишите напоминание и положите в корзину.

Другие места

В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.

Не позволяйте коварным мыслям о том, что «это не так уж важно», поколебать вашу решимость внедрить методику дома.

Сбор «мыслительного материала»: очистка разума

Как только вы почувствуете, что собрали все физические окружающие предметы, которые требуют вашего внимания, нужно будет также собрать все, что может
находиться в оперативной памяти вашего мозга. Что еще поглощает ваше внимание, но пока не представлено в корзине «Входящие»?

Вот теперь пригодится стопка писчей бумаги. Я советую записывать каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Можете составить один длинный список у себя в блокноте, но, учитывая необходимость индивидуальной обработки каждого пункта в дальнейшем, разумнее будет записывать идеи на отдельных листках. Вы вряд ли будете хранить у себя эти клочки бумаги (разве что решите, что при упорядочении данных удобнее всего обходиться без всякой автоматизации), но в процессе обработки сведений лучше иметь дело с дискретными предметами.

Вероятно, чтобы перенести содержимое своего сознания на отдельные листки бумаги, вам понадобится от двадцати до тридцати минут (разумеется, после того,
как все остальное уже собрано). Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера — идеи будут хаотично возникать в вашем сознании.

В данном случае следует думать о количестве идей. Лучше перестараться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы всегда сможете отбросить всякую чепуху. Вашей первой мыслью может быть «спасение озонового слоя», следующая идея будет более приземленной: «нужно купить кошачьего корма!» Хватайтесь за каждую идею. Не удивляйтесь, если в ходе этой процедуры в корзине образуется изрядная стопка бумаги.

Список «спусковых крючков»

Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список «спусковых крючков», пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-
нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.

Незавершенные дела: список «спусковых крючков»

Профессиональная деятельность

---------------------------------

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

    Начальником/партнерами

    Коллегами

    Подчиненными

    Другими представителями организации

    "Посторонними" людьми:

    Клиентами

    Другими организациями

    Специалистами

Информация, которую необходимо получить/передать:

    Внешняя/внутренняя

Совершить (отослать, передать) или ответить на:

    Телефонные звонки

    Голосовые сообщения

    Электронные сообщения

    Сообщения на пейджере

    Факсы

    Письма

    Служебные записки

Другие документы, которые нужно оформить и подать:

    Доклады

    Заключения/отзывы

    Предложения

    Статьи

    Рекламные материалы

    Инструкции/указания

    Откорректированные и отредактированные документы

Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о которых стоит попросить

Кого следует ознакомить с теми или иными решениями?

Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:

    Финансы:

        Денежный поток

        Статистические данные

        Бюджеты

        Прогнозы/перспективные оценки

        Прибыли и убытки

        Балансовый отчет

        Кредитная линия

Планирование/организация:

    Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)

        Текущие проекты (следующие шаги)

        Грядущие проекты

        Бизнес-планы и планы маркетинга

        Организационные замыслы

        Предстоящие мероприятия

        Встречи

        Презентации

        Организационная структура

        Изменения условий труда

        Установка новых систем/оборудования

        Поездки

Банковская сфера:

    Дебиторская задолженность

    Счета к оплате

    Мелкие расходы

Административная сфера

    Юридические аспекты

    Страховка

    Персонал

    Стратегии/процедуры

Клиенты

    Внутренние

    Внешние

Маркетинг

Продвижение продукции

Продажи

    Обслуживание клиентов

Системы

    Телефоны

    Компьютеры

    Офисная техника

    Другая аппаратура

    Коммунальные услуги

    Упорядочение данных

    Хранение

        Товарных запасов

Ресурсы

Офис/рабочее место

    Организация офиса

    Мебель

    Обстановка

Ожидания:

    Информация

    Задания и проекты, которые нужно передать кому-то

    Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов

    Ответы на:

        Письма

        Служебные записки

        Звонки

        Предложения

        Требования

        Возмещение затрат

        Средства на мелкие расходы

        Страховые взносы

        Заказы

        Починка оборудования

        Билеты

        Решения других людей

Профессиональный рост

    Обучение/семинары

    Чему стоит научиться

    Ориентиры

    Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере:

    Программных продуктов

    Аудио- и видеокурсы

    Резюме

Внешнее развитие

Исследования - нужно узнать о...

Профессиональный гардероб



Частная жизнь

---------------

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

    Женой/мужем

    Детьми

    Семьей

    Друзьями

    Коллегами

    Предметы, которые вы взяли во временное пользование

Проекты: другие организации

    Сфера обслуживания

    Общественные

    Добровольные

Информация, которую нужно получить или передать:

    Семья

    Друзья

    Коллеги

    Совершить (отослать) или ответить на:

        Телефонные звонки

        Письма

        Открытки

Предстоящие события:

    Торжества

    Дни рождения

    Годовщины

    Свадьбы

    Выпускные

    Праздники

    Путешествия

    Поездки на выходные

    Каникулы

    Встречи с друзьями

    Культурные мероприятия

    Спортивные мероприятия

Исследования и развития - шаги, которые нужно предпринять:

    Куда следует поехать

    С кем нужно встретиться, кого пригласить

    Местные развлечения

Административная сфера:

    Финансы

        Счета

        Банки

        Капиталовложения

        Ссуды

        Налоги

        Страховка

        Юридические аспекты

        Сортировка данных

Ожидания:

    Почтовый заказ товара

    Починка

    Возмещение затрат

    Возврат предметов, взятых во временное пользование

    Данные медицинских обследований

    Ответные послания

Дом/семья

    Домовладельцы

    Собственность

Юридические аспекты

    Недвижимое имущество

    Районирование

    Налоги

Строители/подрядчики

    Отопление/кондиционирование

    Сантехника

    Электричество

    Крыша

    Ландшафт

    Заезд

    Стены, полы, потолки

    Обстановка

    Мебель

    Коммунальные службы

    Приборы

    Лампочки/провода

    Кухонные принадлежности

    Мойка, сушка, пылесос

    Места, где нужно убрать

Компьютеры

    Программное обеспечение

    Аппаратное обеспечение

    Связь

    CD-ROM

    Электронная почта и подключение к сети

Телевидение

Видеомагнитофон

Музыка, диски, кассеты

Наушники

Автоответчик

Спортивное снаряжение

Шкафы/одежда

Гараж/склад

Ремонт и содержание машины

Инструменты

Багаж

Домашние животные

Здравоохранение

    Врачи

    Стоматологи

    Специалисты

Увлечения

    Книги, записи, кассеты, диски

Выходы

    Магазин промышленных товаров

    Аптека

    Рынок

    Банк

    Химчистка

    Канцтовары

Сообщество

    Соседи

    Школы

    Местные органы власти

Общественные аспекты

Содержимое корзины для входящих материалов

Если вы выбросили из головы все частные и профессиональные проблемы, то ваша корзина, вероятно, наполнилась до отказа. В дополнение к документам и физическим предметам, находящимся в корзине, ее содержимое должно включать все пришедшие голосовые и электронные сообщения, находящиеся в электронном почтовом ящике. Также следует отнести ко входным материалам все списки намеченных задач в блокноте, особенно если вы еще не определили дальнейших действий.

Сбор материалов завершается, когда вы можете без труда увидеть пределы содержимого корзины.

А если проблемы не хотят оставаться в корзине?

Итак, вы собрали все проблемы и готовы к следующему шагу. Естественно, не хочется ничего оставлять в корзине на неопределенный период, поскольку в таком случае проблема обязательно снова завладеет вашим сознанием — вы будете знать, что не уделяете ей внимания. Одна из основных причин, по которой люди сопротивляются сбору рутинных проблем в «корзину», состоит в отсутствии эффективных методов обработки и сортировки данных, позволяющих решать накопившиеся задачи.

От редактора: статья получилась объемной, но в ней и описаны довольно нетривиальные проблемы. Поэтому придется приложить некоторые усилия чтобы выполнить изложенные здесь рекомендации. В следующей статье речь пойдет об «опустошении корзины».

По материалам книги «Как привести дела в порядок (Getting Things Done)»
Автор: Дэвид Аллен